Zgodnie z art. 123 ust. 1 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (zwanego dalej rozporządzeniem ogólnym 1303/2013) powołano Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym (IZ RPO), której rolę pełni Zarząd Województwa Lubelskiego (ZWL). Zgodnie z art. 9 ust. 2 pkt. 6) ustawy wdrożeniowej Instytucja Zarządzająca pełni dodatkowo funkcję Instytucji Certyfikującej.
Ponadto, w ramach ustanowionego systemu wdrażania RPO WL ZWL powołał Instytucje Pośredniczące do wykonywania części zadań Instytucji Zarządzającej.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt.2 ustawy wdrożeniowej Zarząd Województwa Lubelskiego wykonuje zadania Instytucji Zarządzającej przy pomocy Departamentu Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym (DZ RPO), Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (DW EFRR) Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego (DW EFS) oraz Departamentu Finansów (DF) w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego (UMWL).
Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym,
ul. Stefczyka 3b
20-151 Lublin,
tel. (+48 81) 44 16 738,
fax. (+48 81) 44 16 740,
e-mail: drpo@lubelskie.pl
Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
ul. Stefczyka 3b
20-151 Lublin,
tel. (+48 81) 44 16 575,
fax. (+48 81) 44 16 576,
e-mail: defrr@lubelskie.pl
Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego
ul. Czechowska 19
20-072 Lublin
tel. (+48 81) 44 16 850
fax. (+48 81) 44 16 853
e-mail: defs@lubelskie.pl
Departament Finansów
ul. Lubomelska 1-3
20-072 Lublin
tel. (+48 81) 44 16 632
fax. (+48 81) 44 16 633
e-mail: finanse@lubelskie.pl
DZ RPO wykonuje zadania IZ RPO o charakterze zarządczym, natomiast DW EFRR, DW EFS oraz DF zadania o charakterze wdrożeniowym. Koordynację wszystkich działań związanych z wdrażaniem i realizacją RPO WL, w tym działań DW EFRR oraz DW EFS zapewnia DZ RPO. Departament Organizacyjno – Prawny pełni funkcję pomocniczą. Zgodnie z art. 123 ust. 3 Rozporządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2013 wyznaczono Instytucję Zarządzającą do pełnienia dodatkowo funkcji Instytucji Certyfikującej, której zadania wykonuje Oddział Certyfikacji w Departamencie Finansów UMWL.
W ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, zgodnie ze statutem i regulaminem organizacyjnym Urzędu, funkcję Instytucji Certyfikującej pełni Departament Finansów. Formalnie Instytucja Certyfikująca została powołana w Departamencie Finansów UMWL jako Oddział Certyfikacji (OC). Zakres zadań Oddziału określa Regulamin Organizacyjny UMWL. DF wykonując zadania Instytucji Certyfikującej jest komórką organizacyjną, niezależną od pozostałych komórek w UMWL, zaangażowanych w proces zarządzania oraz wdrażania RPO WL.
Podstawowy zakres zadań o charakterze zarządczym i wdrożeniowym IZ RPO obejmuje w szczególności:
- Zarządzanie systemem realizacji Programu:
– opracowanie programu operacyjnego oraz szczegółowego opisu osi priorytetowych,
– dokonywanie zmian w programie, w tym dotyczących tabel finansowych, na wniosek KM lub z własnej inicjatywy, po otrzymaniu opinii KM oraz po poinformowaniu o planowanych zmianach Komisji Europejskiej,
– przygotowywanie i zatwierdzanie procedur i wytycznych programowych IZ RPO, w tym dokumentów dotyczących systemu zarządzania i kontroli RPO WL,
– przygotowanie wytycznych dotyczących procedur dla IP oraz weryfikacja i zatwierdzanie opracowanych przez IP dokumentów oraz przygotowanie wytycznych dla IP w zakresie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych,
– przygotowanie wytycznych programowych, o których mowa w art. 2 pkt. 32 ustawy wdrożeniowej,
– nadzór nad wdrażaniem priorytetów inwestycyjnych powierzonych instytucjom pośredniczącym,
– sporządzanie rocznych podsumowań końcowych sprawozdań z przeprowadzonych audytów i kontroli,
- Nabór i ocena wniosków oraz zatwierdzanie operacji do dofinansowania
– przygotowanie kryteriów wyboru projektów i przedłożenie ich do akceptacji KM RPO,
– prowadzenie procedur konkursowych dla RPO WL służących wyłonieniu projektów uzyskujących wsparcie oraz zapewnienie, że ocena projektów jest prowadzona zgodnie z przyjętymi kryteriami w sposób bezstronny i rzetelny,
– prowadzenie procedur wyboru projektów w trybie pozakonkursowym dla RPO WL służących wyłonieniu projektów do Wykazu Zidentyfikowanych Projektów Pozakonkursowych (WZPP) oraz zapewnienie, że ocena tych projektów jest prowadzona zgodnie z przyjętymi kryteriami w sposób bezstronny i rzetelny. Projekty pozakonkursowe współfinansowane z EFS zostaną ujęte w Ramowym Planie Działań,
– podejmowanie decyzji o dofinansowaniu wybranych do realizacji projektów oraz podpisywanie umów z beneficjentami w ramach RPO WL,
– obsługa procedury odwoławczej od decyzji dotyczącej wyboru projektów do dofinansowania w ramach RPO WL,
– opracowanie regulaminów konkursów,
- Monitoring, sprawozdawczość i ewaluacja
¬ monitorowanie przebiegu wdrażania Programu we współpracy z KM RPO, w tym przygotowanie informacji kwartalnych, sprawozdań rocznych oraz sprawozdania końcowego z realizacji RPO WL i przekazywanie ich do wiadomości IK UP,
– przedkładanie Komisji Europejskiej sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego z realizacji Programu, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez KM RPO,
– dokonywanie oceny postępów realizacji Programu (ewaluacji) oraz zapewnienie, że ocena ta jest prowadzona zgodnie z art. 54-57 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 (w ramach funkcjonowania Jednostki Ewaluacyjnej w DZ RPO, Jednostki Ewaluacyjnej EFS w DW EFS oraz współpracy DW EFRR),
– wdrożenie i obsługa elektronicznego systemu monitorowania Programu, w szczególności udział we wdrożeniu, operowaniu i administrowaniu centralnym systemem teleinformatycznym oraz utworzenie, operowanie i rozwój systemu lokalnego,
– nadzorowanie operowania systemem lokalnym przez IP w celu zapewnienia prawidłowego zasilania danymi systemu centralnego.
- Kontrola projektów
– zapewnienie prowadzenia kontroli Programu, w tym w szczególności:
– przygotowanie rocznego planu kontroli Programu,
– prowadzenie kontroli systemowych planowych oraz doraźnych w przypadku występowania istotnych uchybień w działaniu IP,
– prowadzenie kontroli na miejscu realizacji projektów, kontroli krzyżowych oraz kontroli trwałości projektu w ramach wdrażanych przez IZ RPO Działań, zgodnie z planem kontroli oraz kontroli doraźnych w przypadku zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa przez beneficjenta lub przesłanek świadczących o podejrzeniu popełnienia innych poważnych nieprawidłowości,
– zatwierdzanie planów kontroli projektów opracowanych przez IP,
– analizowanie skuteczności kontroli, organizowanie kontroli sprawdzających oraz nadzór nad wdrażaniem zaleceń pokontrolnych,
– prowadzenie kontroli wydatków obejmujących formalno-merytoryczno-finansową weryfikację wniosków beneficjentów o płatność w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych oraz weryfikację dokumentów poświadczających poniesienie wydatków.
- Zarządzanie finansowe
– koordynacja finansowej realizacji Programu,
– zarządzanie budżetem RPO WL, w tym planowanie i prognozowanie wydatków,
– sporządzanie rocznych zestawień wydatków przedstawianych Komisji w celu uzyskania zwrotu kosztów, w tym sporządzanie deklaracji zarządczej,
– przygotowywanie poświadczeń i deklaracji wydatków na poziomie Programu,
– prowadzenie monitoringu finansowego realizacji zasady n+3 w zakresie kwot wnioskowanych do Komisji,
– zarządzanie środkami przeznaczonymi na współfinansowanie Programu pochodzącymi ze środków europejskich oraz dotacji celowej z budżetu państwa, w tym opracowanie rocznych i wieloletnich prognoz wydatków w ramach RPO WL,
– rozliczanie umów z beneficjentami zgodnie z przyjętymi procedurami poprzez min. przekazywanie zleceń płatności na rzecz beneficjentów Działań RPO, wdrażanych bezpośrednio przez IZ RPO do Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK) w ramach środków europejskich,
– dokonywanie płatności na rzecz beneficjentów Działań, wdrażanych bezpośrednio przez IZ RPO w ramach dotacji celowej budżetu państwa na współfinansowanie krajowe,
– rozliczanie i dokonywanie płatności w ramach projektów pomocy technicznej,
– zatwierdzanie Deklaracji wydatków od IP do IZ oraz przygotowanie Deklaracji wydatków od IZ do IZ/IC,
– przekazywanie do DF(Oddział Certyfikacji) wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami, dla potrzeb certyfikacji,
– zapewnienie istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego oraz zapewnienie, że dane na temat realizacji, niezbędne do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny są gromadzone,
– zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów, odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych.
Nieprawidłowości i odzyskiwanie kwot
– wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie procedurami, w szczególności poprzez prowadzenie postępowań administracyjnych oraz wydawanie decyzji, o których mowa w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) w przedmiocie zwrotu środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, prowadzenie postępowań administracyjnych oraz wydawania decyzji w przedmiocie umarzania, odraczania terminów lub rozkładania na raty spłat należności, o jakich mowa w art. 60 pkt 6 w zw. z art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych,
– odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w tym prowadzenie postępowań administracyjnych zmierzających do odzyskania kwot podlegających zwrotowi,
Informacja i promocja
– zapewnienie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art. 115-117 oraz załączniku XII rozporządzania ogólnego, przestrzegania zapisów Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020;
– zapewnienie realizacji zadań związanych z informacją i komunikacją przez daną IP poprzez umieszczenie odpowiednich postanowień w porozumieniach zawieranych pomiędzy IZ a daną IP ;
– opracowanie i aktualizacja Strategii komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 oraz Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020;
– realizacja działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych zgodnie ze Strategią komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 oraz Rocznymi planami działań informacyjnych i promocyjnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020;
– koordynacja działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych prowadzonych przez instytucje zaangażowane we wdrażanie Programu m.in. w zakresie funkcjonowania punktu kontaktowego i organizacji szkoleń dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów;
– realizacja działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w regionie (PIFE), zgodnie z zapisami Umowy nr DIP/BDG-II/POPT/107/14 z dnia 23.07.2014 r. w sprawie funkcjonowania na terenie województwa lubelskiego systemu informacji o funduszach europejskich.
Pomoc Techniczna
– koordynacja działań PT w ramach RPO WL,
– planowanie i zarządzanie budżetem PT RPO
– planowanie i realizacja działań z POPT 2014-2020 w ramach Sieci PIFE
Przechowywanie dokumentów i archiwizacja
– ustanowienie procedur dla zapewnienia, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, są przechowywane zgodnie z wymogami art. 140 rozporządzenia ogólnego 1303/2013.